Caja chica
Caja Chica lleva el ciclo completo de tus fondos: se crean, se autorizan, se firman de recibido, se comprueban gasto por gasto y se concilian. Sin hojas de cálculo sueltas ni recibos perdidos.
Casos de éxito
Cada una opera en su propia instancia, con sus unidades, proyectos y políticas.
El problema
La caja chica suele vivir entre un sobre, una hoja de cálculo y un grupo de mensajes. Nadie sabe con certeza quién recibió qué, cuándo, ni si los recibos cuadran con lo entregado, hasta que llega el cierre y la diferencia ya tiene meses.
Caja Chica convierte ese proceso informal en un flujo con estados, responsables y evidencia. El saldo no se escribe a mano: se calcula siempre a partir de lo entregado y lo comprobado.
Antes
Con Caja Chica
Cómo funciona
Cada fondo avanza por estados claros. Nadie gasta antes de firmar y nada se modifica después de conciliar.
El administrador asigna el monto, la unidad, el proyecto y la persona responsable.
PendienteSe autoriza la entrega del dinero y queda registrado quién la autorizó y cuándo.
AutorizadoEl responsable firma digitalmente que recibió el fondo. Desde ese momento puede registrar gastos.
ActivoCada gasto lleva monto, fecha, categoría, proveedor y su comprobante, subido o escaneado con la cámara.
En usoEl administrador revisa y concilia. El fondo queda cerrado en solo lectura, de forma definitiva.
ConciliadoFunciones
Cuando un gasto requiere factura, el sistema lee el XML (CFDI 3.3 o 4.0) y comprueba dos cosas: que el RFC receptor sea el de tu empresa y que el total coincida con el gasto. Si algo no cuadra, el gasto no se guarda y la pantalla explica exactamente qué falló.
Sube el archivo o escanéalo con la cámara del teléfono. Cada gasto queda con su evidencia adjunta.
La recepción del dinero se firma en pantalla. Queda la constancia de quién recibió, qué y cuándo.
Define desde qué monto se exige factura (por defecto $2,500). El servidor rechaza el gasto sin ella.
Estado de cuenta por persona y por método de pago (efectivo o tarjeta). Los arqueos se validan y quedan congelados: el periodo firmado no cambia aunque después se capture un gasto con fecha atrasada.
Asignado, gastado y disponible en tiempo real, filtrado por tipo, unidad, estado o usuario.
Reportes con el nombre de tu empresa y la política vigente impresa, listos para contabilidad y auditoría.
Cada caja sale de una bolsa general y se descuenta en la misma operación. Nunca se reparte dinero que no existe.
Al gastar el 80% del fondo, el responsable pide el cierre con un botón y el administrador lo ve en su panel.
La Constancia de Situación Fiscal del mes, siempre a la mano para quien pide la factura, con aviso al actualizarse.
Conversación ligada a cada fondo, con aviso de mensajes sin leer en la barra lateral.
Para cada quien
A tu medida
Tu catálogo de unidades, proyectos y categorías ya es tuyo. Las reglas que cambian de una empresa a otra se activan como opciones, sin desarrollos a la medida que después nadie puede mantener.
Toca una opción para ver qué cambia.
Cada gasto desde este monto exige factura. Se refleja en el formulario, en las políticas y en todos los reportes.
Confianza
instancia y base de datos propias por empresa
de aviso antes de cada mantenimiento programado
comprobantes en enlaces públicos
Cada empresa opera en su propia instancia, con su propia base de datos y sus propias credenciales. Nada se comparte con otros clientes.
Facturas y comprobantes se guardan en almacenamiento privado. Nadie los lee solo por tener un enlace.
Estados de cuenta y arqueos se calculan con código probado de forma automática en cada cambio, antes de llegar a producción.
Las mejoras se prueban antes de liberarse, y cualquier versión se puede revertir al instante si hace falta.
Un error se detecta y se ubica en su instancia sin enviar el contenido de tus operaciones.
Las ventanas de mantenimiento se avisan con un día de anticipación y tu sesión se conserva al terminar.
Contacto
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